Hello,

Aujourd’hui, guide complet sur la manière de gérer, augmenter et automatiser tout votre administratif grâce à l’IA ! Mais il ne vient pas seul, car j’ai une grosse annonce à vous faire :

Après plusieurs mois de préparation, je lance une version FreeA Premium.

Pour moins cher qu’un starbucks, retrouvez chaque mois un guide complet exclusif sur la manière d’utiliser l’IA dans un domaine (comme l’administratif, la création de contenu, le code, etc..)

Au programme :

• Les outils d’IA qui correspondent à vos besoins,

• Des tutoriels pour les utiliser et les implémenter,

• Des cas pratiques et des tests des dernières innovations.

Et pour le lancement, on vous offre une réduction intemporelle de 25% sur l’abonnement. Ce prix spécial de lancement n’est disponible que jusqu’à jeudi minuit, alors profitez-en vite !

Ah, et comme vous avez du le comprendre, cette newsletter est le guide du mois, mais comme c’est la première, la majorité du contenu est accessible à tous les abonnés :)

J’espère que vous serez nombreux à sauter le pas et rejoindre FreeA Premium !

Théo

Comment augmenter son administratif avec l’IA

Fini la paperasse…

Je suis pris d’une angoisse incontrôlable dès que j’entends le mot administratif.
Je ne supporte pas ça.

Pour moi, la gestion de la paperasse rime avec tâches répétitives et chronophages.

Alors depuis des mois, je compile tous les outils et méthodes pour faciliter ma vie et arrêter de m’arracher les cheveux sur mon admin.

Et aujourd’hui, je vous partage tout :

Les meilleurs outils, comment les intégrer aux solutions que vous utilisez déjà, les pièges à éviter, et un comparatif avec les prix et avantages de chaque possibilité.

Objectif : vous offrir du concret, tangible et facile à utiliser.

PS : le guide est long (+2800 mots), donc l’email peut-être coupé. Si c’est le cas, vous pouvez normalement l’étendre sur notre boite mail ou simplement lire le guide en ligne :

Planification et gestion des agendas

Gérer son planning et ses RDV est un casse-tête, surtout lorsqu’on dois jongler entre différentes activités.

A tel point qu’avant, tout le monde avait besoin d’une secrétaire pour gérer son emploi du temps.

Mais maintenant, il y a l’IA.
Et voici les solutions qui existent pour régler le problème.

Si vous utilisez Google Calendar

Google propose l’outil le plus répandu et le plus pratique pour gérer son emploi du temps, qui s’intègre directement à Gmail et à Chrome.

La version basique permet de prévoir des événements assez facilement.
Mais on peut faire mieux.

C’est pourquoi ils ont sorti Reclaim.ai pour rendre votre calendrier intelligent.

Le concept ?

Il automatise la planification de vos tâches et optimise votre calendrier en fonction de vos priorités et des imprévus.

Ce qu’on a retenu :

• Relativement simple à utiliser,

• Intégré à la suite Google sans frictions,

• Création d’habitudes récurrentes et intégration de to-do lists,

• Des liens pour que des personnes externes à votre organisation puissent programmer des meetings.

• Adaptation intelligente de votre emploi du temps pour l’optimiser en fonction de vos imprévus et éviter le temps perdu

La version gratuite est limitée à 3 habitudes récurrentes, et attendez-vous à prendre au moins 1 heure pour configurer l’outil.

C’est le bémol de l’automatisation : pas mal de mise en place et un peu de maintenance, compensés par beaucoup de temps gagné !

Pour les entreprises et les grosses équipes

Clockwise permet à des équipes entières de s’organiser et d’éviter les chevauchements.
Il prévoit automatiquement des sessions deep work entre vos plages horaires.

L’outil est vraiment prévu pour les professionnels, donc impossible d’y accéder avec un compte Google classique. Il faut un Workspace.

Contrairement à Reclaim, Clockwise est davantage orienté vers la coordination interne.

Ce qu’on a retenu :

• Optimisation automatique des réunions pour libérer du temps de concentration.

• Gestion flexible des horaires, avec intégration des pauses et des déplacements.

• Fonctionnalités avancées pour suivre la charge de travail et les analytics d’équipe (à partir du plan Business).

• Intégration avec Slack, Zoom, Microsoft, et autres outils professionnels.

Tableau récap

Traitements de documents et gestion de données

La gestion de documents et des données est un casse-tête.
Classement inefficace, gestion hasardeuse des documents entrants…

Résultat : on perd du temps à chercher des fichiers, et on manque de collaboration fluide.

Ces outils vous permettent d’automatiser vos processus administratifs en traitant les documents entrants, de la facturation à vos notes écrites.

Pour les équipes et les individus

Notion AI est un assistant intégré qui utilise l’IA pour optimiser la gestion des documents et l’organisation des données.

L’outil allie IA et gestion centralisée dans un espace unique.
Il est accessible pour les débutants tout en restant puissant pour les utilisateurs avancés.

Ce qu’on a retenu :

• Intégrez d’autres outils comme Google Drive et Slack.

• Créez des résumés intelligents de documents.

• Retrouvez facilement vos informations grâce à l’IA, même dans de grands espaces de travail.

• Structurez vos bases de données avec des propriétés automatiques (tags, dates, statuts)

• Modifiez, commentez et partagez des documents avec votre équipe en un seul espace.

L’outil est personnalisable avec une gestion des données qui s’adapte à vos besoins spécifiques grâce à des templates.

L’abonnement business + IA revient à 23,5 euros par mois et par membre, ce qui peut vite faire beaucoup si vous avez une grosse organisation.

Pour les entreprises et les groupes

UiPath Document Understanding automatise l'extraction, l’interprétation et le traitement des données de documents complexes grâce à l’intelligence artificielle.

Il accélérerait de 80 % le temps de traitement des factures.

L’outil emploie une approche no-code ou low-code pour intégrer des robots dans vos workflows existants.

Il vous servira si votre entreprise traite des volumes importants de documents structurés ou non-structurés.

Ce qu’on a retenu :

• Compatible avec des documents manuscrits, scans, PDF, et images.

• Leurs modèles d’IA sont pré-entraînés et ajustables pour traiter des formats spécifiques.

• Ui Path se connecte aux plateformes ERP et CRM pour une automatisation de bout en bout.

• Gérez les accès via une interface intuitive pour corriger et valider les données extraites.

La mise en place peut nécessiter un ajustement initial (paramétrage des modèles, entraînement spécifique).

Le modèle Pro, premier tiers payant, coûte $420 par mois.

Tableau récap

Gestion financière

Tracker ses finances efficacement peut être un stress du quotidien pour vous, voire le début de gros problèmes pour votre entreprise.

En plus, tout faire à la main prend un temps fou.
On a 3 solutions à vous proposer pour gagner du temps.

Pour reprendre le contrôle de votre compta

Waveapps offre des fonctionnalités d’automatisation de base pour reprendre votre compta en main, que vous soyez un particulier ou une petite équipe.

Ce qu’on a retenu :

• L’outil offre des fonctionnalités essentielles comme la facturation et la tenue de registres comptables gratuitement.

• Possibilité d'accepter des paiements en ligne avec des frais compétitifs, adaptés pour les petites structures qui n'ont pas de gros volumes de transactions.

• Des fonctionnalités pratiques comme les rappels de paiement automatique et la catégorisation des transactions.

Le bémol : la version gratuite de Wave n’offre pas plus de fonctionnalités que certaines banques en ligne comme Qonto, et reste assez basique.

Pour les PME et les équipes moyennes

QuickBooks est un logiciel de comptabilité tout-en-un conçu pour aider les entreprises à simplifier la gestion financière.

Il centralise les données financières de votre entreprise sur une seule plateforme.
Son interface facilite la gestion, même pour les utilisateurs sans expérience comptable.

Ce qu’on a retenu :

• Génération et envoi de factures automatiques.

• Création de rapports financiers personnalisés.

• Importation directe des transactions bancaires et catégorisation automatique.

• Compatibilité avec des outils comme PayPal, Shopify, et Stripe.

• Collaboration en temps réel entre équipes comptables et gestionnaires.

Là où Wave a une version gratuite, QuickBooks vous coûtera entre $20 et $76 par mois.
Vous pourrez collaborer à plusieurs sur la comptabilité à partir de $28.

Par contre, certains utilisateurs se plaignent de problèmes relatifs aux intégrations avec d’autres logiciels.

Pour les structures avec des besoins spécifiques

Expensify est une application de gestion des dépenses qui automatise la saisie, le suivi et l'approbation des frais professionnels.

Il inclut la numérisation des reçus et l'intégration aux logiciels comptables pour gérer les dépenses en temps réel.

Ce qu’on a retenu :

• Analyse automatique des reçus via l’application mobile.

• Vous fournit des cartes bleues qui enregistrent et catégorisent automatiquement les dépenses.

• Génère des rapports de dépenses en un clic pour approbation et remboursement.

• Compatible avec des outils comme Quickbooks, Sage, Xero, et NetSuite.

L’outil est polyvalent : un plan gratuit est disponible pour les individus, puis le prix évolue pour les petites équipes et les grandes entreprises.

En revanche, certains utilisateurs rapportent des délais dans les réponses du support.

Pour résumer : Wave se concentre sur la facturation et les paiements en ligne, QuickBooks sur la comptabilité complète, et Expensify sur la gestion et l’automatisation des dépenses.

Tableau Récap

Gestion des emails

On a tous 2 500 notifications emails en attente qui nous découragent d’ouvrir notre boîte mail et nous font oublier de répondre à des messages.

On a cherché les meilleures solutions pour vous, des outils qui intègrent l’IA pour répondre et prioriser les messages en allégeant la charge mentale.

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